Mit SOPs Ressourcen sinnvoller einsetzen

Standard Operating Procedures (SOPs) sind klar definierte Vorgehensweisen zur Abarbeitung regelmäßig auftretender Aufgaben bei gleichbleibenden Rahmenbedingungen.

In jedem Unternehmen gibt es diese gleichbleibenden Aufgaben. Das können zum Beispiel die tägliche Kontrolle der Backupjobs oder die hin und wieder mal notwendige Erweiterung von Dateisystemen sein. Gleichbleibende Rahmenbedingungen für SOPs sind technische oder organisatorische Vorgaben, die erfüllt sein müssen damit die SOP greifen kann. Das kann zum Beispiel die Installation eines Virtualisierungsservers in einem bestimmten Cluster sein. Der Cluster bildet hierbei die Rahmenbedingung. Sobald die Rahmenbedingungen einer SOP nicht erfüllt werden (wenn also in einem anderen Cluster installiert werden soll), kann eine entsprechende Tätigkeit nicht mittels dieser SOP durchgeführt werden.

Ohne definierte und dokumentierte SOPs ensteht für das Unternehmen ein erhöhter Aufwand für das Durchführen dieser Routineaufgaben. Denn nur bereits eingearbeitete Mitarbeiter sind in der Lage diese effizient zu erledigen. Kollegen, die noch keine Erfahrungen in dem betroffenen Bereich gesammelt haben, müssen erst aufwendig eingearbeitet werden.

Sind entsprechende SOPs vorhanden, ist der Aufwand neue Mitarbeiter an die Aufgaben heranzuführen, deutlich geringer.

Um SOPs für die betroffenen Aufgaben zu formulieren, ist es zuerst wichtig die genauen Anforderungen aufzunehmen:

• Was soll gemacht werden?
• Welche Informationen benötige ich dazu?
• Welche Vorgaben gibt es bezüglich der Durchführung?
• Innerhalb welcher Rahmenbedingungen soll die SOP anwendbar sein?

Als nächstes wird definiert, wie die Aufgabe Step-By-Step erledigt werden soll. Mit diesen Informationen kann nun eine SOP erstellt werden.

Eine SOP soll Arbeitsabläufe möglichst ausführlich definieren und diese dokumentieren. Jeder, der von den SOPs Gebrauch machen soll, meistens Supportmitarbeiter, muss natürlich auch schnell und einfach darauf zugreifen können. Hierzu bieten sich am besten Colaborationtools an, auf die über http zugegriffen werden kann. Damit es bei der Durchführung der SOPs keine Schwierigkeiten gibt, entsteht bei der Ausarbeitung einer SOP ein umfassendes Dokument, mit dessen Hilfe auch ein unerfahrener Mitarbeiter diese Aufgaben erfolgreich und ohne weitere Unterstützung durch Dritte erledigen kann.

Eine SOP kann zum Beispiel wie folgt aussehen:

Titel: SOP – Anlegen eines neuen Benutzers

Kurzbeschreibung: Legt einen neuen Benutzer an.

Benötigte Informationen: Vorname, Nachname

Step-By-Step Anleitung:

1) Login auf newuser.meinedomain.com mit Administratorkonto (siehe Passwortdatenbank, entsprechende Rechte notwendig!)

2) Im Navigationsmenü zur Benutzerverwaltung wechseln (links oben)

3) Auf „Neuen Benutzer hinzufügen“ klicken und Vornamen sowie Nachnamen eintragen (keine Umlaute, stattdessen ae, ue, oe)

4) Der Benutzername für den Login wird automatisch aus Vor- und Nachnamen generiert. Diesen notieren und dem neunen Kollegen mitteilen. Der neue Kollege wird beim ersten Anmeldeversuch aufgefordert ein Passwort zu vergeben.

Dieses einfache Beispiel zeigt, wie detailliert eine SOP formuliert wird. Außerdem ist eine klare und einfache Struktur zu erkennen, die standardmäßig für alle SOPs genutzt werden sollte.